excel : presentation & installation

Excel fait partie de la suite bureautique MS Office éditée par le géant américain du logiciel Microsoft, auteur entre autres du célébrissime Windows.

La suite Microsoft Office 2003 contient outre Excel, les indispensables Word, Power Point, Access et Outlook.

Microsoft Excel est un « logiciel outil » de type « Tableur ». Il n'est donc pas destiné à une utilisation spécifique mais représente un outil de travail polyvalent répondant à une catégorie de besoins, celle des tableurs; particulièrement adaptés aux tableaux et au traitement des données chiffrées.

installer excel

Pour installer Excel, il faut disposer du CD d'installation de MS Office que vous pouvez acquérir dans le commerce. Il est possible de choisir de n'installer qu'Excel, toutefois, nous vous conseillons vivement d'installer les quatre logiciels standard de la suite à savoir Word, Excel, Power Point et Access afin de pouvoir profiter des interactions offertes entre les logiciels et de les apprivoiser au fur et à mesure.

Insérez le CD d'installation d'Office et suivez tout simplement les indications de l'assistant d'installation. N'apportez aucune modification et contentez vous des options d'installation par défaut.

Après avoir installé MS Office dans sa version la plus récente (actuellement Office 2003 et bientôt Office 2007), vous pourrez démarrer Excel

Démarrer Excel >>

Pour lancer Excel, il suffit de suivre les 4 étapes suivantes :

1- Cliquez sur le bouton « Démarrer » sur le bureau de votre ordinateur.

2- Placez la souris sur « Tous les programmes » pour afficher la liste de tous les logiciels installés sur votre ordinateur

3- Placez vous ensuite sur « Microsoft Office » pour faire apparaître le sous menu contenant les raccourcis permettant de lancer les différentes applications de la suite.

4- Cliquez sur « Microsoft Excel 2003 ».

Le graphique suivant reprend schématiquement la procédure à suivre :

Patientez quelques secondes pendant le chargement d'Excel et vous verrez apparaître une fenêtre de ce genre :

Commencer à utiliser Excel >>

Une fois lancé, Excel crée par défaut un "classeur" nommé « classeur1.xls ».

Rappelez vous que les fichiers créés sous Excel sont identifiés par l'extension ".xls" et sont reconnaissables grâce à l'icone suivante :

Par défaut, un classeur contient trois feuilles (Feuille1, Feuille2 et Feuille3) auxquelles vous pouvez accéder en bas à gauche de la fenêtre.

L'interface d'Excel contient un ensemble d'éléments standard utilisés dans la plupart des logiciels Microsoft :

- la barre d'outils,
- la barre de dessin,
- le menu.
Mais aussi des éléments spécifiques à Excel.

L'ensemble de l'interfance d'excel est détaillé dans l'illustration suivante :

Comme vous pouvez le remarquer, l'interface d'Excel est basée sur un grand tableau représentant la zone de saisie. Ce tableau est constitué d'un ensemble de colonnes et de lignes qui se croisent pour former des cellules.

Le rôle des autres éléments de l'interface sera détaillé au fur et à mesure de l'utilisation des fonctionnalités d'Excel.

Faire un tableau avec Excel >>

L'élément de base pour le travail sur Excel est le tableau.

Un tableau est un ensemble de lignes et de colonnes qui se rencontrent pour former des cellules et permettent une (re)présentation synthétique des données.

Une cellule est identifiée par sa colonne est sa ligne d'appartenance. Ainsi la cellule « D17 » se trouve à l'intersection de la colonne « D » et de la ligne « 17 ».

Pour insérer des données (Texte, nombre, date.) dans une cellule, il suffit de cliquer dessus avec la souris et de saisir les données grâce au clavier. Alors que vous saisissez ces éléments, les modifications apparaissent simultanément dans la cellule et dans la zone de formule située au dessus de la colonne B (entourée en rouge).

D'ailleurs, à chaque fois que vous sélectionnez une cellule, son contenu apparaît dans la zone de formule vous permettant d'y apporter d'éventuelles modifications.

Une fois que toutes vos données sont saisies, il ne vous restera plus qu'à mettre en forme le tableau.

Une fois entrées, les données apparaissent à l'écran sous un formatage (présentation visuelle) standard peu esthétique. Pour en adapter la présentation à vos goûts et améliorer la lisibilité des chiffres, commencez, par exemple, par sélectionner, au moyen de la souris, les trois premières cellules des colonnes B, C et D appelées « en-tête ». Cliquez sur la sélection avec le bouton droit de la souris et choisissez dans le menu contextuel qui apparaît à l'écran « format de cellule »

Une fenêtre apparaît alors à l'écran et vous offre une multitude d'options pour mettre en forme les cellules sélectionnées.

Comme vous pouvez le voir, la fenêtre comporte 6 onglets. Les 5 premiers seront détaillés un à un dans ce qui suit.

Onlget Nombre :

Ces options permettent de définir le type de données que contient une cellule. Cette manipulation est généralement inutile car Excel reconnaît automatiquement le type de données saisies. Toutefois, il arrive que l'on veuille changer un type « Nombre » en type « Monétaire » ou en « Pourcentage ». Excel offre un large choix s'agissant des types de données traités qui couvre tous les cas de figure auxquels vous pourriez être confrontés.

A chaque fois que vous sélectionnez un type de données, des options vous seront proposées comme cela est par exemple le cas du type « monétaire » :

En général et s'agissant d'une donnée de type monétaire, on cherchera à en augmenter la précision en passant de 2 décimales à 3 ou 4, à changer de monnaie en remplaçant le Franc par l'Euro par exemple.

Dans notre cas, aucun traitement ne sera effectué sur le type de données.

Onglet Alignement :

Cet onglet vous permet d'agir sur la disposition dans l'espace des données stockées dans une cellule. Les options les plus importantes sont celles qui permettent de modifier l'alignement horizontal de votre texte (aligner à droite, à gauche, centrer le texte.), celles qui permettent de modifier l'alignement Vertical du texte pour le mettre en haut de la cellule par exemple. Enfin, il peut s'avérer utile de prévoir un retrait pour une bonne mise en forme du texte.

D'autres options plus avancées sont disponibles, libre à vous de les explorer une à une.

Dans notre cas, nous allons choisir de centrer le texte horizontalement.

Onglet Police :

Dans cet onglet vous pourrez définir la police de caractère à utiliser pour les cellules sélectionnées, son style ainsi que sa taille.

D'autres options comme la couleur et le soulignement sont disponibles. Un aperçu vous permet de rapidement voir l'effet des modifications que vous venez d'effectuer.

Dans notre exemple, on se contentera de mettre le texte en gras et de valider en cliquant sur le bouton OK.

Suite des options de mise en forme >>

Onglet Bordure :

Pour comprendre l'utilisation de cet onglet, sélectionnez l'ensemble des cellules du tableau et choisissez dans le menu contextuel « format de cellule ».

L'onglet bordure permet de définir les bordures du tableau. Par défaut, les tableaux dans Excel n'ont pas de bordure, mais il est souvent plus simple de lire un tableau avec bordures d'où l'intérêt d'en ajouter systématiquement.

En cliquant sur les boutons « contour » et « intérieur » dans l'onglet bordure, vous verrez s'ajouter des lignes noires à l'aperçu qui se trouve juste un peu plus bas. Vous pouvez modifier le style des lignes grâce aux options de style (à droite de la fenêtre) et vérifier le résultat en appuyant à nouveau sur les deux boutons « contour » et « intérieur »:

Validez votre travail en appuyant sur OK.

Onglet Motifs :

Excel offre aussi la possibilité de définir des motifs de remplissage des cellules. Dans cet onglet vous pourrez ainsi choisir une couleur de remplissage pour certaines cellules, ou une texture comme le montre l'image suivante :

Dans notre exemple nous ne mettrons aucun motif de remplissage. Quittez donc la fenêtre sans valider votre travail.

Vous obtiendrez alors un tableau mis en forme comme celui-ci :

mise en forme automatique

Comme vous avez pu le constater, la procédure précédente peut s'avérer lourde dans certaines situations. Pour palier ce point, Excel a prévu une fonctionnalité appelée « Mise en forme automatique » qui permet de faire le travail rapidement et en une seule étape.

Après avoir sélectionné l'ensemble du tableau, allez dans le menu « format » et choisissez « Mise en forme automatique ». Dans le fenêtre qui s'affiche à l'écran, il suffit de choisir le modèle qui vous convient (en cliquant dessus) et de valider par OK.

Vous pouvez aussi gagner du temps dans la mise en forme de vos tableaux en utilisant les raccourcis de la barre d'outils qui permettent un accès plus rapide aux options de mise en forme les plus utilisées.

Utilisation des formules sur Excel >>

http://www.culturepc.info/cours-tutoriels/Excel/cours-excel-2003.htm

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