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Le blog d'education et de formation

Sept règles d’or pour partir en vacances l’esprit tranquille

22 Juillet 2010 , Rédigé par mazagan Publié dans #مقالات واخبار

Sept règles d’or pour partir en vacances l’esprit tranquille

Vous êtes prêt à vous mettre au vert pour trois ou quatre semaines ? Pas question d’apporter dans vos bagages le moindre tracas professionnel. Il ne tient qu’à vous de faire de cette période estivale un véritable repos réparateur. Leçon d’anticipation par Laurent Tylski, coach chez Acteo Consulting.

1. Communiquer tôt sur ses congés

Diffusez le plus tôt possible vos dates de congés en interne et à l’extérieur (clients, fournisseurs). Il s’agit de sensibiliser vos interlocuteurs sur votre absence afin de vous épargner de travailler dans l’urgence et le stress la veille du départ. Et de traiter vous-même les dossiers sensibles plutôt que de les déléguer. S’il y a des échéances importantes, indiquez des jours limites. « Je vous rappelle que je pars du 2 au 25 août. Il faut que les éléments me soient parvenus avant le 26 juillet sinon le dossier sera retardé ! ». Et soldez les affaires en cours.


2. Préparer à l’avance ses messages d’absence

Programmez dés maintenant vos messages, et rangez-les dans votre boîte mail et votre boîte vocale. Cette petite corvée ne vous encombrera plus l’esprit. Il ne restera plus qu’à cliquer dessus le jour J pour les mettre en route. Le message doit être précis. Indiquez vos dates de congés, dites que vous avez un accès restreint à vos mails – cela dissuade – donnez le numéro de téléphone de la personne à laquelle vous déléguez. Et surtout mentionnez : « En cas d’urgence, vous pouvez me joindre au +33-6… ». Cet indicatif là laisse présager que vous êtes à l’étranger, même si vous bullez au fin fond de la Creuse. Du coup, les gens évitent d’appeler. C’est psychologique mais ça marche !


3. Se réserver des plages d’anti-activité

Il s’agit de se bloquer des demi-journées entières pour soi durant les trois derniers jours avant votre départ et les trois premiers jours après votre retour.  Ni réunion ni rendez-vous ne doivent figurer sur de larges plages dans l’agenda. L’idée ? Prendre du recul et préparer la rentrée. En particulier, dégagez vos cinq grandes priorités pour le second semestre : finaliser un dossier, revoir un client stratégique, obtenir une promotion, boucler la newsletter, etc. Ce qui vous permettra ensuite de repenser votre organisation. Lors de la reprise du travail, laissez-vous le temps d’atterrir. Dire bonjour, traiter tous ses mails, c’est très lourd ! Et anticipez une réunion de rentrée festive dans le service. Histoire de renouer les liens !


4. Faire place nette sur son bureau


Rangez, rangez, rangez ! Faites du ménage par le vide. Jetez cette pile de revues que vous n’avez jamais pris le temps de lire depuis six mois. Classez vos dossiers en différentes catégories : à reporter, à déléguer, à finir. Classez aussi votre bureau virtuel. Nettoyez votre messagerie. Suspendez les abonnements aux newsletters. Créez des dossiers, archivez les mails qui vous intéressent et que vous trierez plus tard.


5. Apprendre à déléguer

C’est le moment de faire confiance à un collègue ou à un collaborateur. En août, vous prenez peu de risques. L’activité est réduite. Il y a donc moins de pression et les gens ont plus de temps. Préparez donc les dossiers avec votre délégataire. Encouragez ses questions les plus basiques. Expliquez votre système de classement. Dévoilez-lui le mot de passe de votre ordinateur et de votre téléphone, ou créez-en un pour l’occasion. L’important, c’est d’installer de la connivence entre vous, cela vous rassurera. Et si vous organisez plusieurs délégations, désignez une seule personne apte à vous déranger en cas d’extrême nécessité.


6. Restreindre l’utilisation des outils électroniques

Prévoyez de ne lire que tous les trois jours sur votre site de vacances vos messages électroniques ou audio. Par exemple le lundi et le jeudi. Ne répondez jamais au téléphone en direct. Transférez vos mails à vos collègues. Vos interlocuteurs accepteront tout à fait une réponse sous les 72 heures. Le maître mot : dire que vous êtes « difficilement joignable ! ».


7. Prévoir des petits cadeaux

Vous partez en Indonésie, au Pérou ou dans le Midi ? Vous allez rapporter des souvenirs, des produits régionaux, des babioles locales. Préparez dès maintenant une liste de destinataires, avec quelques idées. Un cigare ou un tee de golfe pour votre patron, un bijou fantaisie pour votre assistante, des friandises pour vos collaborateurs… Des cadeaux pas chers à 3, 5 ou 10 euros. On est dans l’ordre du symbolique, mais vous ferez plaisir.

Propos recueillis par Marie-Madeleine Sève

http://www.pourseformer.fr/gestion-de-carriere/gestion-du-temps/formation-continue/h/b443219c5c/a/sept-regles-dor-pour-partir-en-vacances-lesprit-tranquille.html

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