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Le blog d'education et de formation

J'apprends l'informatique

13 Février 2009 , Rédigé par mazagan Publié dans #TICEتكنولوجيا المعلومات

Excel


Positionnement de texte à l'intérieur d'une cellule
 

Obtention

Sélectionner les cellules dont on veut cadrer le texte.

Puis menu "Format, Cellule", onglet "alignement".

 Définition

À l'intérieur d'une cellule le texte peut être positionner de différentes façon.

Sur le plan horizontal :

gauche

centré

droite

Sur plan vertical :

haut
 

 
milieu
 

 
bas

 

Bordure et grisé
 

Obtention

Sélectionner les cellules dont on veut encadrer ou mettre en grisé.

Menu "Format, Cellule", puis l'onglet "motifs" pour le fond de la cellule et l'onglet "bordure" pour le type d'encadrement.

 

Définition

Une bordure est un cadre (des traits) que l'on place autour d'une (ou des) cellule(s).

Un grisé est un motif ou une couleur que l'on place en arrière plan d'une (ou des) cellule(s).

  

Redimensionnement de cellules
 

Redimensionnent à l'aide de la souris

Redimensionnent de colonne

Sélectionner un trait situé entre deux titres de colonnes (cellules grisés A, B, C ou D par exemple).

En maintenant le bouton de la souris appuyé, déplacer le trait.

Redimensionnent de ligne

Sélectionner un trait situé entre deux titres de lignes (cellules grisés 1, 2, 3 ou 4 par exemple).

En maintenant le bouton de la souris appuyé, déplacer le trait.

Redimensionnent automatique de colonne

Sélectionner les colonnes.

Cliquer rapidement deux fois de suite sur un des traits situés entre deux titres de colonnes sélectionnées (cellules grisés A, B, C ou D par exemple). La largeur s'ajuste automatiquement en fonction du texte le plus long de la colonne.

 

Redimensionnent par menu

Redimensionnent de colonne

Menu "Format" "Colonne" "Largeur". Ce qui permet de sélectionner une valeur précise de largeur de colonne.

En sélectionnant toute la colonne et en appelant le "Format" "Colonne" "Ajustement automatique", cela équivaut au redimensionnent automatique de colonne.

Redimensionnent de ligne

Menu "Format" "ligne" "hauteur".

Le menu "Format" "ligne" "Ajustement automatique" permet de réajuster automatiquement une ligne en fonction du texte le plus grand au niveau corps (taille en hauteur).

 EN HAUT

 

Format de nombres
 

Obtention

Menu "Format, cellule", onglet "nombre".

 

Définition

On appel format de nombres la façon de présenter les nombres. Exemple : pourcentage, monétaire, pour des nombres décimaux, imposition du nombre de décimal à afficher et à imprimer, etc.

Excel propose plusieurs format prédéfinis. Mais il se peut qu'aucun nous conviennent. Exemple, on veut qu'une date soit présentée sous la forme "dimanche 2 juillet 2000". Il faut donc bien sûr sélectionner les cellules à mettre en forme, puis :

aller dans le menu "Format, cellule", onglet "nombre", catégorie "personnalisé" ;
mettre le code "jjjj j mmmm aaaa" (sans les guillemets).

Explication du codage :

j affiche le numéro du jour avec seulement le nombre de chiffres nécessaires.
jj affiche le numéro du jour avec deux chiffres. Pour le 2, cela affichera donc 02.
jjj affiche les trois premières lettres du jour de la semaine (lun pour lundi par exemple).
jjjj affiche le jour de la semaine en toute lettre (lundi par exemple si la date tombe un lundi évidement).
m affiche le numéro du mois avec seulement le nombre de chiffres nécessaires.
mm affiche le numéro du mois avec deux chiffres. Pour février, cela affichera donc 02.
mmm affiche les quatre premières lettres du mois (janv pour janvier par exemple).
mmmm affiche le mois en toute lettre.
aa affiche l'année sur deux chiffres.
aaaa affiche l'année sur quatre chiffres.

Dans notre exemple, il vaut mieux prendre l'habitude d'afficher l'année sur quatre chiffres pour être sûr qu'il n'y ait pas de confusion entre 1900 et 2000. Inutile de reparler de ce fameux bug de l'an 2000 qui a fait couler beaucoup d'encre.

  

Formules
 

Les formules permettent de faire des calculs (des additions ou des moyennes par exemple).

 

Exemple

On a le tableau suivant :

 

A

B

1

pantalon

400

2

chaussures

600

3

chemise

500

4

total

 

On veut obtenir le total des trois articles. À ce niveau le calcul est bien évidemment facile à faire manuellement ; Mais si l'on a des centaines d'articles, cela devient vite fastidieux.

Pour cela, dans la cellule B4 on place la formule :

=somme(b1:b3)

La partie =somme est la fonction qui permet d'additionner des nombres.

La partie b1:b3 située entre parenthèses définie la plage de cellules comportant les nombres que l'on veut additionner.

 

Formules mathématiques

=B1+B3. Additionne les deux nombres situés dans les deux cellules B1 et B3. À la différence de somme(B1:B3) qui additionne tous les nombres situés dans toutes les cellules comprises entre B1 et B3. Dans notre exemple précédent :

=B1+B3 renvoie 900 (400 + 500),
=somme(B1:B3) renvoie 1500 (400 + 600 + 500).

=B2*B3. Multiplication.

=B2/B3. Division.

=B2-B3. Soustraction.

=moyenne(B1:B3). Donne la moyenne de tous les nombres situés dans la plage de cellules précisée.

=mod(B1;B3). Modulo. Attention c'est un point virgule qui est entre le B1 et le B3. Exemple : =mod(10;7) renvoie 3.

=ent(B1). Renvoi la partie entière d'un nombre décimal. Exemple : =ent(17,32) renvoie 17.

=arrondi(b1;3). Arrondi la valeur en B1 à 3 décimales.

=pi(). Renvoi la valeur de pi (3,1415926535...).

=sin(B1). Sinus de la valeur située en B1 (*).

=cos(B1). Cosinus de la valeur située en B1 (*).

=tan(B1). Tangente de la valeur située en B1 (*).

(*) L'angle à mettre en B1 doit être en radian. Si l'on souhaite calculer sur des angles en degré, on doit évidemment d'abord les convertir en radian. Exemple : Mettre en A1 l'angle en degré, puis en B1 la formule =PI()*A1/180 pour faire la conversion en radian.

=asin(B1). Arc sinus de la valeur située en B1 (**).Renvoi l'angle en fonction de son sinus.

=acos(B1). Arc cosinus de la valeur située en B1 (**). Renvoi l'angle en fonction de son cosinus.

=atan(B1). Arc tangente de la valeur située en B1 (**). Renvoi l'angle en fonction de sa tangente.

(**) Les angles renvoyés sont en radian. Si les formules sont en C1, il faut mettre (en D1 par exemple) la formule =180*H2/PI() pour retrouver l'angle en degré. En C1 on peut bien sûr mettre la formule =180*asin(B1)/PI() pour renvoyer en degré l'angle en fonction de son sinus dans l'exemple.

=log(B1). Logarithme en base 10.

=ln(B1). Logarithme népérien.

 

Formules sur les dates

=date(année;mois;jour). Converti les trois paramètres années, mois et jour en un nombre codant la date.

=annee(A1). Extrait le numéro de l'année contenu dans la date (située en A1 dans l'exemple). Si à ce moment la cellule A1 contient la date 10/02/1964, la formule annee(A1) renvoi donc 1964.

=mois(a1). Extrait le numéro du mois de la date.

=jour(a1). Extrait le numéro du jour de la date.

Exemple :

Si en A1 on met la date 10/02/1964 et de B1 à B3 les formules suivantes :

 

A

B

1

10/02/1964

=annee(A1)

2

 

=mois(a1)

3

 

=jour(a1)

On aura donc de B1 à B3 les valeurs suivantes :

 

A

B

1

10/02/1964

1964

2

 

2

3

 

10

Sur le même principe, nous avons les formules suivantes :

=heure(a1). Extraction de l'heure.
=minute(a1). Extraction de la minute.
=seconde(a1). Extraction de la seconde.

Pour cela, le format de la cellule A1 doit évidemment être jj/mm/aaaa hh:mm:ss (cf format des nombres, menu "Format, cellule", onglet "nombre", catégorie "personnalisé").

 

Formules concernant les textes

=majuscule(A1). Renvoi le texte converti entièrement en majuscule.

=minuscule(A1). Renvoi le texte converti entièrement en minuscule.

=nompropre(A1). Renvoi le texte converti entièrement en minuscule mais avec les premières des mots en majuscules. Exemple, si en A1 il y a JEAN-MARC (ou jean-marc), =nompropre(A1) renvoi Jean-Marc.

=stxt(A1;2;3). Récupération de 3 caractères à partir de la deuxième position dans le texte situé en A1. Exemple, si en A1 il y a Dupont, =stxt(A1;2;3) renvoi upo, à partir du deuxième caractère (u dans l'exemple) on en récupère 3 (upo).

=substitue(A1;"oui";"toto"). Dans le texte situé en A1, remplace tous les oui par toto.

=nbcar(a1). Renvoi le nombre de caractères du texte situé en A1.

=gauche(a1;4). Renvoi les quatre premier caractères du texte situé en A1.

=droite(a1;2). Renvoi les trois dernier caractères du texte situé en A1.

=supprespace(a1). Supprime tous les espaces superflus. S'il y a deux (ou plus) espaces consécutifs, cela n'en renvoi qu'un. Tous les espaces situés à gauche et à droite du texte sont supprimés.

 

Autres formules

Pour les autres formules, voir le fichier d'aide (touche F1).

  

Les tris
 

Obtention

Menu "données, trier".

 

Définition

Comme son nom l'indique le tri permet de trier les données pour les mettre en ordre croissant ou décroissant.

Pour un tableau à trier, il faut sélectionner toutes les cellules. Le tri ne se fait que sur la sélection. Prenons le tableau suivant :

 

A

B

1

Pantalon

400

2

Chaussures

600

3

Chemise

500

Si l'on ne sélectionne que les cellules A1, A2 et A3, on va se retrouver avec :

 

A

B

1

Chaussures

400

2

Chemise

600

3

Pantalon

500

Les nombres attribués ne correspondent plus. Pour avoir un tri correct, il faut sélectionner la plage de cellules de A1 à B3. Tableau correctement trié :

 

A

B

1

Chaussures

600

2

Chemise

500

3

Pantalon

400

 EN HAUT

Les graphiques
 

Insertion du graphique

Sélectionner les cellules.

Menu "Insertion, graphique".

Étape 1, Confirmation du choix de la plage de cellules.

Étape 2, Choix du type de graphique. Si c'est des pourcentages on prendra par exemple le style camembert.

Étape 3, Précision du type de graphique sélectionné.

Les étapes 4 et 5 permet de paramétrer la présentation du graphique sélectionné.

 

Modification du graphique

En cliquant (rapidement deux fois de suite) sur les différents éléments du graphique, on accéde au menu de paramètrage.

En cliquant sur la courbe des données, dans les pages "Nom et valeurs Y" et "Valeurs X", on peut revoir la sélection des données à prendre en compte dans le graphique. Utilité : À un moment donné on construit un graphique, ultérieurement on ajoute ou on supprime une donnée, il faudra donc en tenir compte dans le graphique.

Télécharger un exemple de graphique avec les courbes démographiques (format Excel 5).

 EN HAUT

 Base de données
 

Une base de données et un ensemble de données structurées en fiches. Chacun des éléments des fiches est d'un type précis de donnée. La présentation générale est sous forme d'un tableau ; Chaque ligne représente une fiche, chaque colonne représente un élément de chaque fiche. Chacune des colonnes représentent le même type d'élément de l'ensemble des fiches. Exemple :

prénom

nom

naissance

Alex

TERRIEUR

12/07/1900

Jean

BONO

05/12/1957

Paul

TRONC

17/03/1995

Henri

GOLANT

24/02/1999

Alain

BAISSILE

20/06/1950

Anne

AIMONE

11/01/1925

Laurent

OUTAN

18/08/1966

Claire

VOYANCE

10/02/1964

Dans Excel, en plus de la base de données vu ci-dessus, on distingue deux autres types de zones (plages) de cellules : La zone de critères et la zone d'extraction.

La zone de critères défini les conditions d'extraction (exemple : avec l'expression <01/01/1950 dans le champ naissance, cela va permettre d'extraire les fiches dont la date de naissance est inférieure à 01/01/1950).

La zone d'extraction défini la plage de cellules où seront placées les données remplissant les conditions précisées dans la zone de critères.

 

Obtention

Menu "Données", "Filtre", "Filtre élaboré", action "copier vers un autre emplacement".

Vérifier que les plages de cellules soient bien définies.

Valider par OK.

 EN HAUT

 

Liens
 

Comme son nom l'indique, le lien est une formule qui permet de reporter le contenu d'une cellule dans une autre ; Il y a un lien entre les deux cellules.

La syntaxe de base est =C2 pour reporter dans une cellule la valeur renvoyée par la cellule C2. Exemple :

En A2 on place la formule =C2

 

A

B

C

1

 

 

 

2

=C2

 

toto

3

 

 

 

Cela renvoie

 

A

B

C

1

 

 

 

2

Toto

 

toto

3

 

 

 

Commentaire : toto est affiché en A2, à l'impression on aura donc toto en A2 et C2, mais c'est la formule =C2 qui en réalité est mémorisée en A2.

Si à la cellule C2 on remplace toto par dupont, l'avantage est que la cellule A2 est automatiquement mise à jour sans être obligé de reporter manuellement la nouvelle donnée en A2.

 

Référence absolue et relative

Référence absolue

La référence absolue signifie que si l'on duplique (ou déplace) le lien dans une autre cellule, quel que soit la référence, elle fera toujours référence à la cellule d'origine.

Prenons le tableau précédent, si en A2 au lieu de mettre =C2 on aurait mis =$C$2, cela renvoi toujours toto (le contenu de C2). Mais en copiant le contenu de la cellule A2 en A3, dans cette dernière il y aura toujours =$C$2. La cellule A3 fera elle aussi référence à la cellule C2 tout comme la cellule A2.

Référence relative

Une référence relative est de la première forme vu : =C2.

Quand on duplique la cellule A2 (cf tableau ci-dessus) en A3, la formule devient =C3.

Quand on duplique la cellule A2 (cf tableau ci-dessus) en B2, la formule devient =D2.

Pour une référence relative, le nombre de lignes et de colonnes est toujours le même quand reporte le lien dans une autre cellule.

 

Lien avec une cellule d'un autre fichier

La syntaxe est

=[TOTO.XLS]code!$A$1

Le lien fait référence à la cellule A1 située en page code du fichier toto.xls.

La partie $A$1 signifie que l'on fait une référence absolue.

  

Insertion et suppression
(copier, couper, coller)

 

À voir

Voir d'abord les liens pour bien comprendre la différence entre une référence absolue et relative.

 

Insertion et suppression

Si une cellule fait référence à une autre et que l'on insère ou supprime des lignes ou des colonnes, les références sont évidemment mis à jour.

Par contre, si l'on supprime une ligne ou une colonne comportant une cellule auquel d'autres font référence, ces autres cellules renvoi le message d'erreur #REF!.

 

Copier, couper, coller

Tout le monde connaît bien sûr ces trois opérations, mais concernant Excel il y a quelques particularités à savoir.

 

Copie d'une formule

Exemple 1

Posons le tableau suivant :

 

A

B

C

1

1

 

 

2

=A1+1

 

 

3

 

 

 

En A2, cela affichera évidemment le contenu de A1 mais incrémenté de 1, donc 2.

Si on fait un simple copier coller de la cellule A2 en A3, on va se retrouver avec ce contenu :

 

A

B

C

1

1

 

 

2

=A1+1

 

 

3

=A2+1

 

 

En A3, la valeur 3 sera donc affiché.

Quand on a copié la formule de A2 en A3, le A1 s'est transformé en A2 parce que l'on a à faire à une référence relative.

 

Exemple 2

Posons le tableau suivant :

 

A

B

C

1

1

 

 

2

=$A$1+1

 

 

3

 

 

 

Cette fois ci, en A2 on a une référence absolue. Donc si on copie le contenu de A2 en A3, en A3 on aura toujours la formule =$A$1+1. À l'affichage on aura toujours 2, puisque l'on continu à additionner 1 à au contenu de la cellule A1 (ayant comme valeur 1 dans notre exemple).

 

Exemple 3

Posons le tableau suivant :

 

A

B

C

1

1

10

 

2

=A1+$b$1

 

 

3

 

 

 

Puis copions le contenu de a2 en A3 et dans quelques autres cellules, on aura donc le tableau suivant :

 

A

B

C

1

1

10

 

2

=A1+$b$1

 

 

3

=A2+$b$1

 

 

4

=A3+$b$1

 

 

5

=A4+$b$1

 

 

On aura donc les valeurs suivantes d'affichées :

 

A

B

C

1

1

10

 

2

11

 

 

3

21

 

 

4

31

 

 

5

41

 

 

Mais si l'on modifie le contenu de B1, les valeurs de A2 à A5 seront automatiquement mises à jour.

Dans ce cas, l'intérêt d'une référence absolue, c'est que la formule en A2 n'a pas besoin d'être recopier à chaque fois de A3 en A5. Ce qui peut être pratique par exemple dans l'étude graphique d'une fonction quand souhaite voir l'impacte d'un changement de constante.

 

Menu "Edition, collage spécial"

Ce qui nous intéresse ici est uniquement la partie "Coller" de ce menu. D'autre par, voir le troisième tableau de notre exemple précédent.

On fait un simple copier de A5, dans la cellule B5 on appelle le menu "Edition, collage spécial" et que l'on coche l'option valeur puis que l'on valide par OK, en B5 on aura la valeur 41. Ici, cela permet de récupérer la valeur générée par la formule et non plus la formule en elle-même.

 

Copier coller avec liaison

Prenons deux fichiers, toto et dupont; que nous chargeons à l'écran.

Dans le fichier toto, à la cellule B2, il y a la valeur 32. Positionnons nous donc sur cette cellule et copions là.

Allons dans le fichier dupont en cellule C4.

Dans le menu "Edition, collage spécial", cliquons sur le bouton "Coller avec liaison".

En C4 (fichier dupont), il y aura donc la formule suivante : =[TOTO.XLS]code!$A$1

Ici code est le nom de la page du fichier toto. Quand vous, vous ferez copier coller avec liaison, au lieu de code vous aurez peut-être Feuil1 si vous n'avez pas renommé la feuille du classeur.

Mais cela affichera le contenu de B2 de toto.

Si vous modifiez le contenu B2 de toto, la nouvelle valeur sera répercutée en C4 de dupont.

 

En résumé

Vous allez bien sûr vous demander l'intérêt de cela. Un exemple est l'établissement de statistiques sur le contenu d'une grosse base de données. Au lieu de tout traiter dans le même fichier, cela permet de séparer en plusieurs fichiers les différents traitements. Avec des fichiers plus petits, puisque fractionnés, les chargements et les différents traitements en seront donc plus rapide. Ce qui évite aussi de saturer trop vite la mémoire.

Faisons même cette expérience : Définissons une plage de données dans Excel que nous allons copier. Allons dans Word et faisons un collage avec liaison. Cela fonctionne et même les données mises à jour dans Excel seront automatiquement reportées dans Word. L'avantage ? Faire évidemment un tableau sous Excel en profitant des fonctions (somme, moyenne, etc), puis sous Word en faire un rapport.

Chapitre 1, généralités

Définition d'un ordinateur
Fonctionnement interne d'un ordinateur
Système numérique

Schéma général d'un ordinateur

L'unité centrale

Les périphériques

Le stockage des données

Les imprimantes

 

Chapitre 2, les répertoires

Définition

Organisation des dossiers

 Algèbre booléenne

             Glossaire lexique

             Glossaire MSDOS

                         Excel

                         D'après  Thibaut BERNARD        www.alphaquark.com

http://site.voila.fr/cfijdida2/informatique/definition.htm

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